תגובות מהירות הן תשובות שמורות לשאלות שחוזרות על עצמן: שעות פתיחה, כתובת, מחירון, הוראות הגעה. במקום להקליד כל פעם מחדש, מקלידים "/" בתיבת ההודעה ובוחרים. זה חוסך זמן, שומר על נוסח אחיד בכל הצוות ועוזר גם לנציגים חדשים לענות נכון מהיום הראשון.
יצירת תגובה מהירה
- בתפריט הצד לחצו על תגובות מהירות.
- לחצו תשובה חדשה.
- בחלון הודעה מהירה מלאו קיצור, מילה קצרה שקל לזכור (למשל hours), ואת התגובה המלאה.
- לחצו שמור. התגובה מופיעה בטבלה, עם עמודות קיצור והודעה.
שימוש בתגובה בשיחה
- בתיבת ההודעה הקלידו "/" כתו הראשון.
- נפתחת רשימה של התגובות בצורה "/קיצור - תחילת הנוסח". המשיכו להקליד את הקיצור כדי לצמצם את הרשימה.
- בחרו תגובה בלחיצה, או עם החיצים ו-Enter. הנוסח המלא נכנס לתיבת ההודעה במקום מה שהקלדתם.
- התאימו את הנוסח אם צריך, למשל שם או תאריך, ושלחו.
עריכה ומחיקה
בעמוד תגובות מהירות, בעמודה פעולות, יש ליד כל תגובה סמל עריכה וסמל מחיקה. מחיקה מבקשת אישור לפני שהתגובה נמחקת, ושינוי בנוסח חל מיד אצל כל מי שמשתמש בתגובה. כדאי לעבור על הרשימה מדי פעם ולעדכן מחירים, שעות ופרטים שהשתנו.
אישי או משותף לכל הצוות
מנהל קובע את זה בהגדרות, בלשונית אפשרויות, בכרטיס הודעות מהירות:
- עבור משתמש (ברירת המחדל): כל משתמש רואה רק את התגובות שהוא יצר.
- עבור חברה: כל הצוות רואה את כל התגובות, בעמוד וגם ברשימה שנפתחת ב-"/".
כל משתמש יכול ליצור תגובות. תגובה קיימת יכולים לערוך או למחוק רק מי שיצר אותה, מנהל או מפקח.
טיפים
- תגובות מהירות הן טקסט בלבד. לשליחת חבילה מוכנה של תמונות, סרטונים וקובצי PDF יש בשיחה את הכפתור קטלוג.
- הרשימה נפתחת רק כש-"/" הוא התו הראשון בהודעה.
- ב-WhatsApp, אחרי 24 שעות בלי תשובה מהלקוח אפשר לשלוח רק תבנית מאושרת, גם אם יש לכם תגובה מהירה מתאימה.
- קבעו כללי קיצורים אחידים לצוות, למשל מילה אחת באנגלית לכל נושא, כדי שכולם ימצאו את אותן תשובות.