תגיות מסמנות שיחות לפי מה שחשוב לעסק, למשל "VIP", "הצעת מחיר" או "ממתין למסמכים". לשונית מותאמת בנויה מתגיות: כל שיחה פתוחה או ממתינה שנושאת אחת מהתגיות שלה מופיעה בה אוטומטית. כך אפשר לחלק את התיבה לשלבי עבודה ולהעביר שיחה משלב לשלב בלחיצה.
יצירת תגית
תגיות יוצרים מנהל או מפקח.
- בתפריט הצד לחצו על תגיות.
- לחצו תג חדש.
- הזינו שם (לפחות 3 תווים) ובחרו צבע.
- לחצו הוסף. התגית זמינה מיד לכל הצוות.
תיוג שיחה
בראש כל שיחה יש רשימת תגיות. סמנו תגית אחת או יותר, והשינוי נשמר מיד. כל משתמש יכול לתייג שיחות, אבל רק מנהל ומפקח יוצרים תגיות חדשות. שימו לב: תיוג של שיחה שנמצאת בלשונית ממתין גם מקבל אותה אליכם, והיא עוברת ללשונית פתוח. כדי לראות רק שיחות עם תגית מסוימת, בחרו אותה במסנן תגיות מעל הרשימה.
יצירת לשונית מותאמת
לשוניות יוצרים מנהל או מפקח, והן משותפות לכל הצוות.
- במסך כרטיסים, לחצו על ⋯ בסוף שורת הלשוניות (ניהול לשוניות). לא רואים אותו? פתחו את המסננים בסמל המשפך.
- בחרו הוספת לשונית חדשה.
- הזינו שם הלשונית, למשל "עסקאות שנסגרו" או "לקוחות VIP".
- בשדה תגיות בחרו תגית אחת או יותר. שיחות שנושאות אחת מהן יופיעו בלשונית אוטומטית.
- אם רוצים, הזינו צבע בשדה צבע (רשות, קוד הקסדצימלי), ולחצו צור.
הלשונית החדשה מופיעה בין הלשוניות ממתין וסגור. שיחה פתוחה או ממתינה שנכנסת ללשונית מותאמת יוצאת מהלשוניות פתוח וממתין, ומופיעה רק בלשונית מותאמת אחת. שיחות סגורות נשארות בלשונית סגור. גם בלשונית מותאמת, נציג רואה רק את השיחות שלו ואת השיחות הממתינות בתורים שלו.
העברה משלב לשלב
בשיחה פתוחה או סגורה לחצו העבר ל... ובחרו לאן: פתוח, ממתין, סגור או אחת הלשוניות המותאמות. מעבר ללשונית מותאמת מחליף את תגיות הלשוניות שעל השיחה בתגיות של הלשונית שבחרתם, ושאר התגיות נשארות. מעבר ללשונית פתוח, ממתין או סגור מוריד מהשיחה את תגיות הלשוניות. הכפתור העבר ל... זמין לכל המשתמשים, לא רק למנהלים.
טיפים
- לעריכה או מחיקה של לשונית מותאמת: ⋯, ואז שינוי שם (שם, תגיות וצבע) או מחיקת לשונית. מחיקה לא משפיעה על השיחות ועל התגיות.
- צרו קודם את התגיות, ורק אחר כך את הלשוניות שמשתמשות בהן.
- לשונית לכל שלב אמיתי בעבודה מספיקה. יותר מדי לשוניות מקשות על הצוות למצוא שיחות.