الردود السريعة إجابات محفوظة لأسئلة تتكرر كثيرًا: ساعات العمل، والعنوان، وقائمة الأسعار، وطريقة الوصول. بدلًا من كتابتها في كل مرة، تكتب "/" في مربع الرسالة وتختار واحدًا منها. هذا يوفّر الوقت، ويحافظ على صياغة موحّدة في الفريق، ويساعد الموظفين الجدد على الإجابة بشكل صحيح من اليوم الأول.
إنشاء رد سريع
- في القائمة الجانبية، انقر الردود السريعة.
- انقر رد جديد.
- في نافذة رسالة سريعة، املأ الاختصار، وهو كلمة قصيرة يسهل تذكرها (مثل hours)، ثم الرد الكامل.
- انقر حفظ. يظهر الرد في الجدول، مع عمودَي الاختصار والرسالة.
استخدام رد سريع في محادثة
- في مربع الرسالة، اكتب "/" كأول حرف.
- تُفتح قائمة بالردود بالشكل "/الاختصار - بداية النص". تابع كتابة الاختصار لتضييق القائمة.
- اختر ردًا بالنقر، أو بمفاتيح الأسهم ثم Enter. يحلّ النص الكامل محل ما كتبته في مربع الرسالة.
- عدّل النص إذا لزم الأمر، مثل اسم أو تاريخ، ثم أرسله.
التعديل والحذف
في صفحة الردود السريعة، في عمود الإجراءات، لكل رد أيقونة تعديل وأيقونة حذف. يطلب الحذف تأكيدك أولًا، وأي تغيير في الصياغة يسري فورًا على كل من يستخدم الرد. من المفيد مراجعة القائمة من حين لآخر لتحديث الأسعار وساعات العمل والتفاصيل الأخرى التي تغيّرت.
شخصية أم مشتركة بين الفريق كله
يضبط المدير ذلك في الإعدادات، في تبويب الخيارات، ضمن بطاقة الرسائل السريعة:
- حسب المستخدم (الإعداد الافتراضي): يرى كل مستخدم الردود التي أنشأها فقط.
- حسب الشركة: يرى الفريق كله جميع الردود، في الصفحة وفي القائمة التي تُفتح بكتابة "/".
يمكن لكل مستخدم إنشاء ردود. أما الرد الموجود فلا يعدّله أو يحذفه إلا من أنشأه أو المدير أو المشرف.
نصائح
- الردود السريعة نصية فقط. لإرسال حزمة جاهزة من الصور ومقاطع الفيديو وملفات PDF، يوجد في المحادثة زر الملفات.
- لا تُفتح القائمة إلا عندما يكون "/" أول حرف في الرسالة.
- في WhatsApp، بعد مرور 24 ساعة دون رد من العميل لا يمكنك إرسال سوى قالب معتمد، حتى لو كان لديك رد سريع مناسب.
- اتفق مع فريقك على قاعدة موحّدة للاختصارات، مثل كلمة إنجليزية واحدة لكل موضوع، ليجد الجميع الإجابات نفسها.