לכל עובד ב-Whapiz יש משתמש משלו, עם אימייל וסיסמה אישיים. כך כל אחד רואה את השיחות שרלוונטיות לו, והמערכת יודעת מי ענה, מי קיבל שיחה ומי מחובר עכשיו. רק משתמש עם פרופיל מנהל יכול להוסיף, לערוך ולמחוק משתמשים.
שלושת הפרופילים
| פרופיל | מה רואים ומה עושים |
|---|---|
| מנהל | גישה מלאה: כל השיחות בתורים שלו, לוח בקרה, וכל עמודי ההגדרה שבתפריט תחת ניהול והגדרות מיוחדות, כמו חיבורים, תורים ובוט צ'אט, משתמשים, קמפיינים והגדרות. |
| מפקח | רואה את כל השיחות בתורים שלו, גם של נציגים אחרים, יכול להעביר שיחות בין נציגים ולנהל תגיות ולשוניות בתיבה. אין לו גישה להגדרות המערכת, לחיבורים או לניהול המשתמשים. |
| משתמש | נציג. רואה את השיחות שלו ומקבל שיחות ממתינות מהתורים שהוא משויך אליהם. בפס העליון הפרופיל הזה מוצג בשם סוכן. |
הוספת משתמש חדש
- בתפריט הצד, תחת הגדרות מיוחדות, לחצו על משתמשים.
- לחצו על הוסף משתמש. נפתח החלון הוסף משתמש.
- מלאו שם, אימייל וסיסמה ראשונית. האימייל הוא שם המשתמש לכניסה, ולכל אימייל יכול להיות רק משתמש אחד.
- בשדה פרופיל בחרו מנהל, מפקח או משתמש.
- בשדה תורים בחרו את התורים (המחלקות) שהעובד מטפל בהם. כל משתמש, גם מנהל ומפקח, רואה רק שיחות מהתורים שנבחרו כאן, וגם שיחות שעוד לא שויכו לתור.
- לחצו הוסף. המשתמש מופיע ברשימה.
- המערכת לא שולחת הזמנה במייל, לכן מסרו לעובד בעצמכם את כתובת הכניסה, app.whapiz.com, את האימייל ואת הסיסמה הראשונית. אחרי הכניסה הוא יכול להחליף סיסמה דרך השם שלו בפס העליון, פרופיל.
עריכה, מחיקה ומעקב
- ערוך: שינוי פרופיל, תורים או סיסמה. כשמנהל מחליף לעובד סיסמה, העובד מנותק מכל המכשירים ונכנס מחדש עם הסיסמה החדשה. שינוי פרופיל חל על כל המכשירים של העובד.
- מחק: מוחק את המשתמש ומנתק אותו מיד. השיחות הפתוחות שלו עוברות לתור, כך שאף לקוח לא נשאר בלי מענה.
- פעילות משתמש: כניסות, זמן מחובר וזמן פעיל לפי תקופה. ברשימה עצמה רואים גם מי מחובר עכשיו ומתי הייתה כניסה אחרונה.
צוותים
אפשר גם לקבץ עובדים לצוותים בעמוד צוותים, עם הכפתור צוות חדש. צוותים משמשים לשיתוף משימות ברשימת מטלות. הם לא משנים אילו שיחות כל אחד רואה; את זה קובעים הפרופיל והתורים.
טיפים
- גם המנהל צריך תורים. פתחו את המשתמש שלכם במשתמשים, לחצו ערוך ובחרו את כל התורים שאתם רוצים לראות.
- מספר המשתמשים שאפשר להוסיף תלוי בתוכנית של החשבון.
- אל תשתפו משתמש אחד בין כמה עובדים. משתמש לכל אחד שומר על תמונה נכונה של מי טיפל בכל שיחה.
- תנו פרופיל מנהל רק למי שצריך לשנות הגדרות. לאחראי משמרת שצריך לראות את כל השיחות מספיק פרופיל מפקח.