Las respuestas rápidas son respuestas guardadas para las preguntas que se repiten una y otra vez: horario de atención, dirección, lista de precios, cómo llegar. En lugar de escribirlas cada vez, escribes "/" en el cuadro de mensaje y eliges una. Ahorra tiempo, mantiene una redacción uniforme en todo el equipo y ayuda a los agentes nuevos a responder bien desde el primer día.
Crear una respuesta rápida
- En el menú lateral, haz clic en Respuestas Rápidas.
- Haz clic en Nueva Respuesta.
- En la ventana Mensaje rápido, completa un Atajo, una palabra corta y fácil de recordar (por ejemplo, horario), y la Respuesta completa.
- Haz clic en Guardar. La respuesta aparece en la tabla, con las columnas Atajo y Mensaje.
Usar una respuesta rápida en una conversación
- En el cuadro de mensaje, escribe "/" como primer carácter.
- Se abre una lista de respuestas con el formato "/atajo - inicio del texto". Sigue escribiendo el atajo para acotar la lista.
- Elige una respuesta con un clic, o con las flechas del teclado y Enter. El texto completo reemplaza lo que escribiste en el cuadro de mensaje.
- Ajusta el texto si hace falta, por ejemplo un nombre o una fecha, y envíalo.
Editar y eliminar
En la página Respuestas Rápidas, en la columna Acciones, cada respuesta tiene un icono para editar y otro para eliminar. Antes de eliminar se te pide confirmación, y un cambio en la redacción se aplica al instante para todos los que usan esa respuesta. Conviene revisar la lista de vez en cuando para actualizar precios, horarios y otros datos que hayan cambiado.
Personales o compartidas con todo el equipo
Un administrador lo define en Configuraciones, en la pestaña Opciones, en la tarjeta Respuestas rápidas:
- Por Usuario (la opción predeterminada): cada usuario ve solo las respuestas que creó.
- Por empresa: todo el equipo ve todas las respuestas, en la página y en la lista que se abre con "/".
Todos los usuarios pueden crear respuestas. Una respuesta existente solo la pueden editar o eliminar quien la creó, un administrador o un supervisor.
Consejos
- Las respuestas rápidas son solo texto. Para enviar un paquete listo de fotos, videos y archivos PDF, la conversación tiene el botón Archivos.
- La lista solo se abre cuando "/" es el primer carácter del mensaje.
- En WhatsApp, después de 24 horas sin respuesta del cliente solo puedes enviar una plantilla aprobada, aunque tengas una respuesta rápida adecuada.
- Acuerda con tu equipo una convención para los atajos, por ejemplo una sola palabra por tema, para que todos encuentren las mismas respuestas.