لكل موظف في Whapiz مستخدم خاص به، ببريد إلكتروني وكلمة مرور شخصيين. بهذه الطريقة يرى كل شخص المحادثات التي تخصه، ويعرف النظام من ردّ، ومن تولّى المحادثة، ومن هو متصل الآن. ولا يمكن إضافة المستخدمين وتعديلهم وحذفهم إلا لمستخدم ملفه الشخصي مدير.
الملفات الشخصية الثلاثة
| الملف الشخصي | ما يراه وما يفعله |
|---|---|
| مدير | وصول كامل: كل المحادثات في قوائم انتظاره، ولوحة التحكم، وكل صفحات الإعداد في القائمة ضمن الإدارة وإدارة النظام، مثل الاتصالات وقوائم الانتظار والروبوت والمستخدمون والحملات والإعدادات. |
| مشرف | يرى كل المحادثات في قوائم انتظاره، بما فيها محادثات الموظفين الآخرين، ويمكنه نقل المحادثات بين الموظفين، وإدارة الوسوم وتبويبات صندوق الوارد. لا يصل إلى إعدادات النظام ولا إلى الاتصالات ولا إلى إدارة المستخدمين. |
| وكيل | موظف خدمة العملاء. يرى محادثاته، ويستلم المحادثات المنتظرة من قوائم الانتظار المعيَّن لها. وفي الشريط العلوي يظهر هذا الملف باسم وكيل أيضًا. |
إضافة مستخدم جديد
- في القائمة الجانبية، ضمن إدارة النظام، انقر المستخدمون.
- انقر إضافة مستخدم. تُفتح نافذة إضافة مستخدم.
- املأ الاسم والبريد الإلكتروني وكلمة المرور الأولية. البريد الإلكتروني هو اسم تسجيل الدخول، ولا يرتبط كل بريد إلا بمستخدم واحد.
- في حقل الملف الشخصي اختر مدير أو مشرف أو وكيل.
- في حقل قوائم الانتظار اختر قوائم الانتظار (الأقسام) التي يتولاها هذا الشخص. كل مستخدم، بمن في ذلك المديرون والمشرفون، لا يرى إلا المحادثات الواردة من قوائم الانتظار المختارة هنا، إضافةً إلى المحادثات التي لم تُسنَد إلى قائمة انتظار بعد.
- انقر إضافة. يظهر المستخدم في القائمة.
- لا يرسل النظام بريد دعوة، لذا أعطِ الموظف بنفسك عنوان تسجيل الدخول، app.whapiz.com، وبريده الإلكتروني وكلمة المرور الأولية. بعد تسجيل الدخول، يمكنه تغيير كلمة مروره من اسمه في الشريط العلوي، الملف الشخصي.
التعديل والحذف والمتابعة
- تعديل: غيّر الملف الشخصي أو قوائم الانتظار أو كلمة المرور. عندما يغيّر المدير كلمة مرور شخص ما، يُسجَّل خروج ذلك الشخص من كل أجهزته، ثم يسجّل الدخول من جديد بكلمة المرور الجديدة. وتغيير الملف الشخصي يسري على كل أجهزة ذلك الشخص.
- حذف: يزيل المستخدم ويسجّل خروجه فورًا. تنتقل محادثاته المفتوحة إلى قائمة الانتظار، فلا يبقى أي عميل دون رد.
- نشاط المستخدم: مرات تسجيل الدخول، ووقت الاتصال، والوقت النشط خلال فترة تختارها. وتعرض القائمة نفسها أيضًا من هو متصل الآن وآخر تسجيل دخول لكل مستخدم.
الفرق
يمكنك أيضًا تجميع الموظفين في فرق في صفحة الفرق، بزر فريق جديد. تُستخدم الفرق لتوزيع المهام في قائمة المهام. ولا تغيّر المحادثات التي يراها أي شخص؛ فالملف الشخصي وقوائم الانتظار هما ما يحدد ذلك.
نصائح
- المديرون أيضًا يحتاجون إلى قوائم انتظار. افتح مستخدمك في صفحة المستخدمون، وانقر تعديل واختر كل قائمة انتظار تريد رؤيتها.
- يعتمد عدد المستخدمين الذين يمكنك إضافتهم على خطة حسابك.
- لا تجعل عدة موظفين يتشاركون مستخدمًا واحدًا. مستخدم لكل شخص يحفظ سجلًا صحيحًا لمن تولّى كل محادثة.
- امنح ملف مدير فقط لمن يحتاج إلى تغيير الإعدادات. قائد المناوبة الذي يحتاج إلى رؤية كل المحادثات يكفيه عادةً ملف مشرف.